Messa in valore e valutazione

La messa in valore di fonti d’archivio comporta l’analisi, la classificazione e l’imballaggio dei materiali. In questo modo vengono garantito un accesso facilitato e una conservazione ottimale dei fondi elaborati. Nel limite del possibile le fonti sono trattate rispettando i criteri di archiviazione adottati dal proprietario (principio di provenienza). La messa in valore delle fonti non si limita alla semplice catalogazione, ma comporta anche un’analisi dell’ente o persona che le ha generate.


Inventario
Alla base del processo di messa in valore si trova l’inventario, che fornisce una visione d’insieme sui materiali presenti nel fondo. In base all’inventario viene poi deciso quali saranno i materiali de conservare e quali quelli da distruggere. In questa fase una stretta collaborazione con l’ente produttore è indispensabile: è difatti quest’ultimo ad operare la scelta sulla destinazione finale dei materiali.

Classificazione e strumenti di ricerca
L’ordinamento dei materiali è guidato da un piano di classificazione. Il piano è strutturato in modo da mettere in evidenza - tramite la sua struttura - le attività, i compiti, le competenze dell’ente produttore. In principio, l’omogeneità e l’organizzazione interna del fondo sono rispettate in modo da conservare i rapporti che legano i diversi documenti. In seguito quest’ultimi sono indicizzati, descritti e raccolti in dossier tematici. Parallelamente viene redatto lo strumento di ricerca che raccoglie riassunti e indicazioni contenutistiche.

Valutazione (analisi del fondo)
L’analisi del fondo fornisce una prima valutazione sulla dimensione temporale, sulle circostanze di produzione, cosi come sulla quantità e la qualità dei materiali raccolti. La storia dell’ente produttore, la sua biografia, così come le sue funzioni sono descritte nell’analisi.

Imballaggio e conservazione
I documenti sono liberati da agenti dannosi quali graffette, plastiche,…, e riposti in scatole anti-acide in modo da garantirne un’ottima conservazione.