Erschliessung und Auswertung

Archivalien erschliessen heisst, diese zu sichten, zu bewerten, zu ordnen und so zu verpacken, damit sie sachgerecht aufbewahrt und künftig benutzt werden können. Soweit es möglich und sachlich sinnvoll ist,  respektieren wir die im Archivgut vorhandene Ordnung bei der Erschliessung (Provenienzprinzip). Mit der Erschliessung der Archivalien werden jedoch nicht nur die Unterlagen sichergestellt, sondern auch die Bedeutung der aktenbildenden Organisationen oder Personen deutlich gemacht.


Sichtung, Bewertung (Inventar)
Zuerst wird ein Inventar erstellt. Das bietet einen groben Überblick über das zu erschliessende Quellenmaterial und ist zugleich auch die Basis für die Bewertung, d.h. die Entscheidung darüber, welche Unterlagen aufbewahrt und welche entsorgt werden sollen. Die Bewertung geschieht in enger Zusammenarbeit mit der aktenbildenden Person/Institution. Der definitive Entscheid über Aufbewahrung oder Vernichtung liegt immer beim Aktenbildner.

Ordnung, Verzeichnung (Findmittel)
Zur Ordnung und Verzeichnung der als archivwürdig eingestuften Unterlagen erstellen wir einen Aktenplan. Das ist ein numerisches Ordnungssystem, das die wesentlichen Tätigkeiten, Aufgaben und Kompetenzen einer Person oder einer Organisation abbildet. Dabei werden bestehende Ordnungsprinzipien nach Möglichkeit respektiert. Dadurch kann vermieden werden, dass die Unterlagen aus ihrem Entstehungszusammenhang herausgerissen werden. Anschliessend werden die Dokumente verzeichnet, d.h. in Form von sachthematischen Dossiers zusammengefasst, beschrieben und dem Aktenplan zugeordnet. Damit entsteht ein Archivverzeichnis resp. das Findmittel, das eine Kombination von Zusammenfassung und Inhaltsangabe des Archivguts ist.

Auswertung (Bestandesanalyse)
Die Bestandesanalyse liefert eine erste Auswertung eines Archivbestandes. Sie enthält Informationen über den Zeitraum, den Umfang und die Qualität der Unterlagen sowie über die Funktion und Geschichte resp. Biographie der aktenbildenden Institution oder Person. 

Verpackung und Konservierung
Alle Unterlagen werden von das Papier zerstörenden Hilfsmitteln (Metall, Gummi, Plastik) befreit und in säurefreien Archivschachteln gelagert. So wird eine nahezu unbeschränkte Aufbewahrung des wertvollen Kulturgutes ermöglicht.