Mise en valeur et évaluation

Mettre en valeur des archives signifie les examiner, les évaluer, les classer et les emballer de façon à pouvoir les conserver convenablement et les utiliser à l’avenir. Dans la mesure où cela est possible et concrètement pertinent, nous respectons l’ordre existant dans les archives lors de la mise en valeur (principe de la provenance). Avec la mise en valeur des archives, ce ne sont pas seulement les documents qui sont préservés mais également l’importance des organisations ou personnes créant les documents qui est démontrée.


Examen, évaluation (inventaire)
Un inventaire est tout d’abord dressé. Il offre un aperçu général sur le matériel de sources à mettre en valeur et constitue dans le même temps la base de l’évaluation, il permet par conséquent de décider quels documents conserver et quels documents détruire. L’évaluation est effectuée en relation étroite avec la personne ou l’institution créant les documents. La décision définitive relative à la conservation ou à la destruction est toujours du ressort de la personne créant les documents.

Ordre, enregistrement (clés de recherche )
Pour ordonner et enregistrer les documents classés comme étant dignes d’être archivés, nous établissons un plan de dossier. Il s’agit d’un système numérique d’ordre, qui illustre les activités, missions et compétences essentielles d’une personne ou d’une organisation. À cet égard, les principes d’ordre appliqués jusqu’ici sont, dans la mesure du possible, respectés. Cette méthode permet d’éviter que les dossiers soient «arrachés» de leur contexte de création. Ensuite, les documents sont enregistrés, c’est à dire rassemblés sous forme de dossiers thématiques, décrits et classés selon le plan de dossier. Un répertoire d’archivage ou des clés de recherche sont ainsi créés, qui combinent rassemblement des documents et indications relatives au contenu pour le bien archivé.

Évaluation (analyse de l’archive)
L’analyse de l’archive autorise une première évaluation. Elle permet d’obtenir des informations sur la période, l’étendue et la qualité des documents ainsi que sur la fonction et l’histoire ou la biographie de l’institution ou de la personne créant les dossiers.

Emballage et conservation
Tous les documents sont dépouillés des éléments risquant d’abîmer le papier (métal, caoutchouc, plastique) et stockés dans des cartons d’archivage exempts d’acide. Une conservation quasi-illimitée de ce trésor culturel est ainsi assurée.